Configuración de Zeus Terra para su modelación

 

La definición, conceptos y tipos de los campos que a continuación se muestran están basados en una modelación de la operación en una empresa de tecnología de la información, con ello usted podrá tener una idea clara de cómo hacer su modelación personalizada según su giro.  

 

CONTENIDO

 

Conocimiento 360 Cliente o Prospecto

Generales

Necesidades

Particulares

Equipos

 

Registros

Tipos de Actividades

Tipos de Acciones

Tipos de Proyectos

 

Proyectos

Oportunidades

Implementaciones

Ticket

Orden de servicio

 

 

CONOCIMIENTO 360 CLIENTE Y PROSPECTO

 

Adicionalmente a los datos generales de un cliente como la dirección, vendedor, teléfonos etc., es necesario e importante tener registrada la siguiente información.

 

EN LA FICHA

“GENERALES”

 

PARA CLIENTES

 

 

CAMPO

DESCRIPCIÓN

DATO

TIPO DE CLIENTE

Este dato nos sirve para de manera muy general poder crear clasificación USUARIO FINAL
DISTRIBUIDOR
INICIATIVA PRIVADA
GOBIERNO

GIRO

Su propio nombre describe la utilidad Zeus trae ya precargados

ORIGEN

De donde se obtuvo el contacto PÁGINA WEB
RECOMENDADO
PERIÓDICO
TELEMARKETING
VISITA DIRECTA
EVENTOS

CALIFICACIÓN

Nos indica el nivel de rentabilidad del cliente.
Se usa “CLIENTE PERDIDO” cuando se cambió a la competencia.
CLIENTE ORO
CLIENTE PLATA
CLIENTE BRONCE
CLIENTE PLATINO
CLIENTE PERDIDO

 

PARA PROSPECTOS

Prácticamente se usan los mismos datos y campos que en los clientes, la única diferencia son las siguientes:

 

CAMPO

DESCRIPCIÓN

DATO

CALIFICACIÓN

Según en la etapa donde se encuentra del proceso de la venta. PROSPECTO 1-PROSPECCIÓN
PROSPECTO 2-CALIFICADO
PROSPECTO 3-ACERCAMIENTO
PROSPECTO 4-OPORTUNIDAD

 

“NECESIDADES”

 

PARA CLIENTES

Para configurar los “elementos” deberá hacerlo en “parámetros generales-otros-tipos de necesidades”

En cada “elemento”  podrán definir su propio catálogo

 

ELEMENTO

DESCRIPCIÓN

DATO

PRODUCTOS Y SERVICIOS

Se registra productos o servicios detectados como futuras oportunidades. Catálogo de productos del ERP

 

PARA PROSPECTOS  * se usa el mismo que el de clientes

Se sugiere solo utilizar los siguientes elementos

“PARTICULARES”

 

PARA CLIENTES

CAMPO

DESCRIPCIÓN

DATO

TAMAÑO EMPRESA

Clasificación según número de empleados. MICRO
PEQUEÑA
MEDIANA
GRANDE
TEXTO Long=10
Usar datos predeterminado
Permitir agregar, cambiar, Eliminar

ES REFERENCIADOR

Es muy útil éste dato para hacer campañas con este tipo de clientes o tener algún tipo de preferencias. SI
NO
TEXTO Long=3
Usar datos predeterminado
Permitir agregar, cambiar, Eliminar

NÚMERO DE SUCURSALES

Este indicador podría servirnos para muchos usos. *número NUMERO Long=5
Decimales=0

NÚMERO DE VENDEDORES

Este se refiere a los vendedores de campo, al igual que el anterior le podemos dar muchos usos *número NUMERO Long=5
Decimales=0

 

PARA PROSPECTOS

Se utilizan exactamente los que tiene un cliente más los siguientes campos.

CAMPO

DESCRIPCIÓN

DATO

SISTEMA ACTUAL

Qué sistema es el que están utilizando actualmente ASPEL
CONTPAQ
DESARROLLO
COMPUCAJA
TEXTO Long=30
Usar datos predeterminado
Permitir agregar, cambiar, Eliminar

NIVEL DE SATISFACCIÓN

Esta información podría ser de utilidad a manera de complemento SATISFECHO
POCO SATISFECHO
NADA SATISFECHO
TEXTO Long=30
Usar datos predeterminado
Permitir agregar, cambiar, Eliminar

 

 

“EQUIPOS”

 

PARA CLIENTES Y PROSPECTOS

 

CAMPO

DESCRIPCIÓN

DATO

SERIE

Serie del equipo o del software. ABIERTO TEXTO Long=25
DE SISTEMA

TIPO

Se define el tipo del equipo HARDWARE
SOFTWARE
TEXTO Long=30
Usar datos predeterminado
Permitir agregar, cambiar, Eliminar

SUB-TIPO

Identificar la marca del fabricante del software o que subtipo de equipo es en hardware IMPRESORA
LAPTOP
ZEUS
ASPEL
MICROSIP
TEXTO Long=30
Usar datos predeterminado
Permitir agregar, cambiar, Eliminar
Dependencia de TIPO

MARCA

Para saber el modulo si es software o la marca del hardware TERRA
HELPME
SAE
ADMINISTRATIVO
TEXTO Long=30
Usar datos predeterminado
Permitir agregar, cambiar, Eliminar
Dependencia de SUB-TIPO

MODELO

Identificar la versión del software y el modelo del hardware 2016
2017
FX1170
MACBOOK
TEXTO Long=30
Usar datos predeterminado
Permitir agregar, cambiar, Eliminar
Dependencia de MARCA

 

 

REGISTROS

 

TIPOS ACTIVIDADES

Los tipos de actividad son los que se le registran a un cliente en su agenda de lo que hay que hacer, para ello sugerimos las siguientes.

 

Es importante que los tipos sean muy generales y ya el objetivo de cada uno el usuario lo explicará en el asunto de la actividad.

 

TIPO

DESCRIPCIÓN

LLAMAR

Se elige este tipo no importa el objeto de la llamada

VISITAR

Se elige este tipo no importa el objeto de la visita

REUNIÓN

Con este tipo se registran todos los tipos de reuniones que se agenda con el cliente

SOPORTE EN SITIO

Los soporte que se hacen en las instalaciones del cliente

SOPORTE TELEFÓNICO

Los soporte que serán atendidos por teléfono

SOPORTE REMOTO

Los soporte que serán atendidos vía remoto

ADMINISTRATIVO

Reuniones internas, Facturar, capturar pagos, registros, etc.

COBRAR

Cobra

PERSONAL

Los asuntos personales de los colaboradores

 

TIPOS ACCIONES

Las acciones son el resultado de la actividad, esto es que son en pasado, digamos que agendamos una actividad llamada VISITAR entonces su acción fue VISITE con ello completamos la actividad y vamos teniendo un registro exacto de donde está invirtiendo su tiempo el usuario.

 

También es posible registrar acciones directas, esto sucede cuando no teníamos alguna actividad y se tuvo que realizar una acción.

 

Todas las Acciones se deben CALIFICAR de tal manera que nos permite saber cuál fue su efectividad.

 

Es importante que los tipos sean muy generales y ya el objetivo de cada uno el usuario los explicará en el asunto de la acción.

 

TIPO

DESCRIPCIÓN

CALIFICACIÓN

LLAMÉ

Se califica con ÉXITO cuando se logró el objetivo.
Se califica como VENTA cuando en la llamada se pudo venderle.
NO ESTABA
NO ME PUDO ATENDER
NÚMERO EQUIVOCADO
ÉXITO
VENTA

VISITÉ

Se califica con ÉXITO cuando se logró el objetivo.
Se califica como VENTA cuando en la visita se pudo venderle.
NO ESTABA
NO ME PUDO ATENDER
ÉXITO
VENTA

LLAMÓ

Es cuando el cliente habla a las oficinas. ASESORÍA CON COSTO
ASESORÍA SIN COSTO
SOLICITUD INFORMACIÓN
GARANTÍA

REUNIÓN

Se califica VENTA cuando el resultado de la reunión derivó una venta REALIZADA
CANCELADA
VENTA

SOPORTE REMOTO

Todo tipo de soporte, asesoría realizada al cliente CON COSTO
SIN COSTO
GARANTÍA
PÓLIZA
GENERÓ TICKET

SOPORTE EN SITIO

Todo tipo de soporte, asesoría realizada al cliente CON COSTO
SIN COSTO
GARANTÍA
PÓLIZA

SOPORTE TELEFÓNICO

Todo tipo de soporte, asesoría realizada al cliente CON COSTO
SIN COSTO
GARANTÍA
PÓLIZA
GENERÓ TICKET (configurar generar ticket)

IMPLEMENTACIÓN

Cualquier tipo de acción que se derive de una implementación, recae sobre éste tipo

Se califica RE-PROCESO no importando el tipo

ANÁLISIS
INSTALACIÓN
PRUEBAS
CAPACITACIÓN
DISEÑOS FORMAS
SOPORTE-ASESORIA
RE-PROCESOS

INTERNO

Cualquier acción que no tiene que ver con un cliente ADMINISTRATIVO
CAPACITACIÓN
REUNIONES

PERSONALES

La acción por una inasistencia de los colaboradores ENFERMEDAD
PERMISOS
OTROS

 

La siguiente gráfica muestra un ejemplo de cómo podremos ver los datos de las acciones bajo éste modelo.

 

 

 

PROYECTOS

Ticket y Orden de Servicio

El control y administración de todas los requerimientos del cliente en cuanto a la solución de dudas o problemas es de vital importancia para la empresa, es por ello que se debe implementar todo un procedimiento de atención y registros.

 

Parámetros

ETAPA

DESCRIPCIÓN

MARCAR

DEFAULT

Al definirse al como default en las opciones de combo se propone como predeterminado NO

REGISTRAR RECURSO

Para llevar el control de los servicios realizados a cualquier tipo de hardware o software es necesario marcar esta casilla. SI

REGISTRAR FOLIO ALTERNO

Este folio es utilizado si se usan órdenes de servicios impresas con folio propio y se desea capturarlo como referencia. NO

REGISTRAR DIRECCIÓN

Para registrar una dirección alterna a la especificada en la ficha del cliente, en la cual se llevará a cabo cualquier tipo de servicio que requiera el recurso. SI

SERIE

Es la serie de caracteres que identifican el tipo de proyecto en el folio del mismo SI

FOLIO

Es el número consecutivo del siguiente proyecto. SI

AL COMPLETAR GENERAR UN NUEVO PROYECTO DE TIPO

Esta opción se utiliza para generar un flujo de un proyecto a otro, por ejemplo, en la venta de un software es posible que necesitemos generar un proyecto de tipo implementacion para dar seguimiento a la venta. NO

 

 

Estatus

ETAPA

DESCRIPCIÓN

AVANCE

ABIERTO

Aún no es atendido 10%

POR ASIGNAR

Se utiliza cuando se tiene que canalizar con un consultor determinado 10%

EN ESPERA

Se dio respuesta al caso para que el cliente lo haga y estamos esperando nos confirme el resultado 50%

CERRADO

Se completó con éxito
Nota: Este estatus se marca para que sea por default al completar un ticket
100%

FACTURADO

Se completó y está facturado 100%

 

 

Campos particulares

NOMBRE

DESCRIPCIÓN

DEPENDENCIA

SISTEMA

Texto 30
Zeus, Microsip, Aspel

MÓDULO

Texto 30
Zeus == Terra, Today, Helpme
Microsip == Ventas, Punto de venta, Inventarios
Aspel == SAE,COI, NOI
SISTEMAS

TIPO TICKET

Texto 30
Soporte, Capacitación, Instalación y configuración, Diseño reportes

ORIGEN

Texto 30
Teléfono, Chat, Correo, Directo, Celular

 

Oportunidades

Las oportunidades son aquellas donde ya el cliente o prospecto ha mostrado un interés y es necesario iniciar a controlar todo su proceso.

 

Al crearle un proyecto de Oportunidad podremos ir le registrando todas las actividades que vamos programando como todas sus acciones que vamos haciendo, además de ir midiendo la evolución de cada etapa

 

ETAPA

DESCRIPCIÓN

AVANCE

NECESIDADES

Determinar cuáles son las necesidades y requerimientos del cliente o prospecto. 10%

DIAGNÓSTICO

Se realizar el diagnóstico según sus necesidades 30%

DEMOSTRACIÓN

Realización de todo lo necesario por demostrarle al cliente o prospecto que cumplimos con sus requerimientos 40%

PROPUESTA

Trabajo de oficina en preparar la propuesta técnica y económica. 50%

NEGOCIACIÓN

Es el lapso de tiempo donde se define el precio final y las condiciones de la oportunidad 70%

GANADA
POSPUESTA
PÉRDIDA

Las siguientes etapas se seleccionan según el resultado.
Para ello en cada proyecto se marca como COMPLETADO, así tendremos identificados cuáles faltas por GANAR
Con ello podremos determinar la productividad de las ventas
100%

POST-VENTA

Aseguramiento de la calidad del producto y servicio otorgado.

 

Calificación

ETAPA

DESCRIPCIÓN

CONFIRMADA

Para marcar a las oportunidades que ya el cliente aceptó y solo se está esperando pago

EN FIRME

La oportunidad si tiene todas las posibilidades de ganarse pero falta avanzar en el proceso

TAL VEZ

Hay pocas probabilidades pero se sigue avanzando

 

 

Implementación

Una de los principales retos en que nos enfrentamos cada vez que iniciamos un proyecto de Implementación es que sea rentable, para ello es imprescindible saber cuántas horas se le están invirtiendo y en qué etapa va.

 

Al crear un proyecto de Implementación podremos ir registrando cada Acción realizada y el responsable que la ejecutó, con ello ir midiendo la rentabilidad del mismo.

 

ETAPA

DESCRIPCIÓN

AVANCE

INICIAR

El consultor realiza ciertas acciones para determinar su plan de trabajo, instalación, capacitación, formatos, etc. 10%

EJECUTAR

Inicio de operaciones y ajustes finales al proyecto. 50%

CONTROLAR

Tiempo en que se tarda en conseguir la carta de terminación y conseguir que el cliente nos haga una recomendación 70%

CERRAR

El cliente está satisfecho en un 100%

POST-VENTA

Se realizan todas las acciones que ayudan al aseguramiento del éxito del proyecto 100%

 

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